Gestionar una empresa con éxito requiere a menudo importar o exportar productos, y con ello viene un aluvión de documentos necesarios para el envío.
El sector del transporte de mercancías es conocido por su complicado y tedioso papeleo. Disponer de todos los documentos de transporte necesarios es crucial para el proceso de envío, ya que cualquier documento que no esté en regla puede retrasar e interrumpir gravemente la cadena de suministro. Esto es especialmente cierto en el caso de los documentos de envío internacionales.
El transporte marítimo internacional depende en gran medida del éxito y la organización de los documentos de embarque para la exportación y los documentos de embarque para la importación. Cada país tiene su propia normativa y, si no se sigue correctamente, los envíos pueden ser rehenes en las aduanas.
¿Qué son los documentos de transporte?
Los documentos de transporte son formularios que acompañan a un envío y que detallan toda la información necesaria y relevante. Los documentos de transporte enumeran hechos como: la fecha de envío, el remitente, el destinatario, el método de envío, las cantidades y especificaciones del propio envío, etc.
¿Cuáles son los documentos de transporte importantes en general?
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Conocimiento de embarque (BOL)
La carta de porte es el contrato oficial entre el expedidor y el transportista. Independientemente de la forma de transporte, la carta de porte es el documento de transporte más importante que necesitan los exportadores e importadores, ya que es un reconocimiento de estar en posesión de un envío. Luego, dependiendo del modo de transporte, también habrá cartas de porte aéreo o cartas de porte ferroviario.
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Factura comercial
La factura comercial es otro documento de transporte importante en todo el proceso de transporte. Cualquier transacción que implique exportación e importación debe ir acompañada de una prueba de venta, que es la factura comercial. En ella se detallan los datos del importador, el exportador, el transitario y todas las partes que intervienen en el transporte.
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Lista de embalaje
Aunque aparentemente es similar a la factura comercial, la lista de empaque tiene un propósito diferente y también es un documento de envío obligatorio. Contiene una lista pormenorizada de los detalles del envío en sí; cómo se ha embalado el envío, las dimensiones y la descripción del envío, y actúa como prueba en las disputas entre el cargador y los transportistas.
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Carta de crédito
Una carta de crédito es un acuerdo de pago formal y no negociable entre el comprador y el vendedor. Es uno de los métodos de pago más seguros, ya que los envíos suelen sufrir retrasos y bloqueos, lo que dificulta decidir cuándo es el momento adecuado para efectuar los pagos. Pero con una carta de crédito, se establece un plazo predeterminado.
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Certificado de seguro
El certificado de seguro lo expide una compañía de seguros y es la prueba de que el envío está asegurado en caso de daños o pérdida de la mercancía. Permite a las partes implicadas presentar reclamaciones al seguro y cobertura de responsabilidad civil.
¿Cuáles son los documentos de expedición necesarios para la exportación?
Más allá de los requisitos básicos, existen documentos de embarque específicos para las exportaciones.
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Declaración aduanera de exportación
El documento de declaración aduanera de exportación contiene información detallada sobre el envío y es fundamental en el transporte marítimo internacional. Es un requisito gubernamental tener este documento, ya que los cargadores y transportistas necesitan obtener permiso para cargar buques y exportar mercancías legalmente.
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Certificado de origen
El certificado de origen indica dónde se fabricaron los productos. Enumera detalles del producto, como de qué está hecho, dónde se obtuvieron los materiales, en qué país se fabricó, su destino, etc.
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Otros certificados
Según el tipo de carga, pueden exigirse otros certificados, como un certificado de producción, un certificado de buque o un certificado fitosanitario.
¿Cuáles son los documentos de expedición necesarios para las importaciones?
De forma similar a los documentos de embarque para la exportación, existen documentos de embarque para la importación que son necesarios para importar mercancías a países extranjeros.
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Declaración aduanera de importación
Al igual que el documento de declaración aduanera de exportación, el documento de declaración aduanera de importación es necesario para obtener el permiso del gobierno. Permite que la carga sea despachada de aduana y que pueda entrar en países y territorios extranjeros.
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Aviso de llegada
El aviso de llegada, o notificación de llegada, es para cuando la carga ha llegado a su destino. Incluye la descripción de la mercancía, los detalles del transporte, la información de contacto del transportista y, por supuesto, el país de destino y notas sobre los gastos de aduana.
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Fichero de seguridad del importador (ISF)
Antes de expedir la carga, deben cumplimentarse los datos necesarios para el expediente de seguridad del importador ante la protección de fronteras. Incluye los nombres y direcciones del vendedor y el comprador, el importador registrado, el destinatario, el nombre y la dirección del fabricante y el país de origen.
| Documentos de embarque importantes para la exportación | Documentos de embarque importantes para la importación |
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