Una empresa tiene que gestionar múltiples tareas cuando se dedica a enviar mercancías por todo el mundo. Además de preparar los documentos necesarios y ajustarse a un calendario, las empresas tienen que conocer la normativa aduanera de cada país al que envían mercancías. Pero no todo está bajo el control directo de las navieras, y siempre pueden entrar en juego factores externos. Uno de esos factores son los gastos de sobrestadía.

¿Qué son los gastos de sobrestadía? 

Cuando los envíos llegan a un puerto, las empresas disponen de un plazo para sacar su carga de la terminal. Si los contenedores siguen allí después del plazo asignado, los puertos empiezan a cobrar dinero por el almacenamiento, lo que se conoce como tasas de sobrestadía. A los cargadores se les cobrará una tasa diaria de almacenamiento hasta que recojan su carga. Para los envíos regulares que llegan por mar, la norma es de 4-5 días, y los envíos que llegan por aire o ferrocarril suelen tener 48 horas de tiempo libre. Pero cada terminal tiene sus propias normas.

Las terminales esperan que los cargadores liquiden el coste rápidamente, y si la tasa no se paga en su totalidad, la terminal no liberará el cargamento. Los precios pueden oscilar entre 75 y 150 dólares por contenedor y día, pero los cargos aumentan gradualmente cuanto más tiempo permanezca allí la carga. Esto puede resultar increíblemente costoso para las empresas más pequeñas. Una empresa más grande puede ser capaz de absorber la tasa de demora, o utilizar su influencia para negociar los cargos a la baja, pero las empresas más pequeñas pueden terminar financieramente devastadas sólo por una tasa de demora.

Diferencia entre gastos de sobrestadía y gastos de detención  

Las tasas de demora se confunden a menudo con las tasas de detención, pero son dos cosas distintas. Los gastos de demora son los que se producen cuando el contenedor se deja en el puerto y no se recoge dentro de los días libres que ofrece la terminal. Los gastos de detención se producen cuando el importador ha recogido el contenedor, pero no lo ha devuelto al puerto antes de que se agote el tiempo libre.

Los gastos de demora y detención son costosos y requieren mucho tiempo para los cargadores. Es importante que los cargadores reduzcan al mínimo las posibilidades de acumular estos gastos, ya que no son completamente evitables. Elementos incontrolables como la congestión portuaria, el suministro limitado de chasis, los exámenes aduaneros prolongados y la falta de camioneros son sólo algunos ejemplos de lo que puede llevar a los cargadores más preparados a incurrir en gastos de sobrestadía y detención. Aunque son inevitables, hay medidas que las empresas pueden tomar para minimizar estos cargos.

Cómo pueden las empresas minimizar los gastos de sobrestadía 

1. Planificar con antelación 
   • Envíe la carga con la mayor antelación posible y organice los servicios de recogida con antelación para asegurarse de que habrá camioneros disponibles para transportar los contenedores.
   • Tenga los documentos adecuados para el despacho de aduanas bien preparados para reducir el tiempo empleado en el despacho portuario.
2. Tener un plan de reserva 
   • Programe las cosas con un margen de tiempo para combatir posibles retrasos. También puede ser útil contar con un segundo camionero por si el primero se retrasa.
   • Busque opciones de almacenamiento alternativas, como instalaciones de almacenamiento y distribución. Alquilar un espacio de almacén puede ser más barato que las tasas de demora y detención, y algunas empresas incluyen servicios para ayudar a los cargadores a descargar los contenedores.
3. Utilizar información en tiempo real 
   • Los errores y la falta de comunicación se producen cuando los transportistas pierden la pista de dónde están sus contenedores. Con la información en tiempo real, los transportistas pueden ir dos pasos por delante y saber exactamente cuándo llegará su carga. Con esa información, pueden planificar en consecuencia para minimizar los gastos de demora y detención.

Para llevar

1. Los gastos de sobrestadía se cobran cuando los contenedores no se recogen y retiran de los puertos en el plazo de tiempo libre establecido.
2. Se cobran tasas de retención cuando los contenedores se han recogido, pero aún no se han devuelto.
3. Los gastos de demora y detención son inevitables, pero hay tres formas de reducir las posibilidades de pagarlos.
   • Planifíquelo todo con antelación y tenga preparados los documentos necesarios.
   • Tenga un plan de respaldo, como programar un segundo camionero y buscar espacios de almacenamiento adicionales.
   • Utilice información en tiempo real para estar al tanto de la ubicación del envío durante todo el proceso de envío.

La misión de Straight Forwarding, Inc. es proporcionar servicios sin complicaciones a nuestros clientes, y eso incluye minimizar los gastos de demora y detención utilizando nuestros excelentes sistemas logísticos y de seguimiento en línea. Podemos asegurar que su carga viaje desde su origen hasta el destino de manera oportuna, y por el menor costo posible.